Klinik Flickwerk: Eine Lego-Simulation zu Prozessen im Gesundheitswesen
Nikolas Graf, Pfleger auf der Urologie-Station, ist frustriert. Heute sollten sieben Patienten aufgenommen werden, aber die Entlassungen verspäten sich – wieder mal. Die zuständige Ärztin ist im OP und deswegen nicht erreichbar. Da die Patienten nicht bereits um 10:00 Uhr von der Station entlassen wurden, beginnt die tägliche Suche nach freien Betten. Aber heute ist in den gesamten Abläufen irgendwie der Wurm drin.
Der neue Mitarbeiter benötigt, trotz Einarbeitung, viel Unterstützung und so verzögert sich die gesamte Arbeit auf der Station. Als Nikolas mal wieder selber einen Patienten in den OP bringt, da der Patiententransport nicht kommt, fragt er sich, was da schiefläuft. Sind wohl die Standards für die Abläufe und Dokumentation bei ihnen auf der Station zu wenig klar formuliert? Dies würde die hohe Fehlerquote erklären. Es kann ja nicht normal sein, dass auf jeder Station mehr Zeit mit der Suche nach Informationen oder Material verbracht wird als mit der eigentlichen Patientenarbeit. Als er an der Schleuse endlich den Patienten übergeben hatte, überlegt er sich auf dem Rückweg zur Station, wie er die Belegschaft für diese Problematik sensibilisieren könnte.
Am Abend nach seinem Frühdienst recherchiert Nikolas im Internet und wird fündig: «Mittels einem Spiel-Setup mit Lego lernen Sie typische Prozessfehler kennen und prototypisieren einen idealen Prozess für ihre Abläufe. So bringen Sie ihrem Team Prozess- und Führungsprinzipien sowie grundlegendes Wissen über die Lean Management Philosophie fachfremden Personen spielerisch näher!»
Nikolas ist nach weiterer Recherche sofort von diesem bewusst unterschwelligen Zugang zu Prozessoptimierungen überzeugt und kontaktiert die Coaches von Vetterli Roth & Partners. Er vereinbart einen Termin an der nächsten Stationsbesprechung, um mit dem gesamten ärztlichen und pflegerischen Team in diese noch fremde Welt von Lean, Prozessoptimierung und Design Thinking einzutauchen.
Nach der Durchführung ist auch Chefärztin Imhof überzeugt, dass sich in den Abläufen ihrer Station etwas verändern muss. In der Lego-Simulation hat sie am eigenen Leib erlebt, was unklare Standards und überschneidende Verantwortlichkeiten für die Mitarbeitenden bedeuten. Erst jetzt wurde ihr klar, wie sehr die Abläufe und das gesamte System auf der Station durch die Unerreichbarkeit der Ärzte im OP und Abweichungen im Prozess leiden. Kein Wunder sind ihre Mitarbeitenden so frustriert, wenn sie immer wieder auf Informationen oder Anweisungen warten müssen. Die restliche Arbeit verschwindet ja nicht und so staut sich alles auf. Jetzt ist klar, warum sich Aufgaben stapeln und sich die Überstunden nur so häufen… Sie will das ändern und definiert ein Design-Team. Dieses nimmt die Lösungen und Prototypen der Lego-Simulation als Grundlage, entwickelt sie weiter und kümmert sich um die Umsetzung.
Als Chefärztin Imhof den Chefarzt der Inneren Medizin bei einem Bier am Wochenende trifft, erzählt sie ihm vom Erlebten. «Am Anfang dachte ich, was soll das denn jetzt. Mit Lego unsere Komplexität einfangen wollen? Das wird doch niemals funktionieren!». Doch das übersichtliche und weniger komplexe Setting in der Lego-Simulation hat eben doch einen Vorteil. In drei Runden werden die Probleme im Prozess sowie Verbesserungspotenziale erkannt. Im Verlauf werden Lösungshypothesen (mögliche Lösungen) basierend auf den Prinzipien von Lean aufgestellt und diese können ohne Risiko ausprobiert werden. Die Wirkung der umgestellten Prozesse wird sofort in der nächsten Runde der Lego-Simulation erlebbar. Bewähren sich die Lösungen, läuft die Simulation flüssiger und es ist weniger Stress im System spürbar.
Im Anschluss an die Lego-Simulation wurde das Gelernte in die Praxis überführt. So entwickelte das Team gemeinsam einzelne Lösungselemente für die Station. Beispielsweise wurde der Tagesablauf mit neuen Informationsgefässen strukturiert, wie zum Beispiel einem Huddle. So kommen bereits um 8:30 Uhr alle Informationen zusammen, damit Abweichungen frühzeitig erkannt und die Entlassungen der Patient:innen vorbereitet werden können.
Das Beste an dem Workshop waren allerdings die Energie und die kreativen Ideen, die während der Simulation aufkamen. So engagiert hat Chefärztin Imhof ihre Mitarbeitenden noch nie gesehen. Sie nimmt sich für das kommende Umsetzungsprojekt vor, mehr auf ihre Mitarbeitenden und deren Kreativität zu vertrauen.
Kommt Ihnen die Geschichte von Herrn Graf und Frau Imhof bekannt vor? Wollen Sie auch in einer spielerischen Herangehensweise das Fundament für eine kontinuierliche Verbesserung legen und nebenbei die Philosophie und Prinzipien von Lean Management verstehen?
Dann sind Sie in unserer Lego-Simulation der Klinik Flickwerk genau richtig! Die Klinik Flickwerk kämpft mit Ihren komplexen Organisationsstrukturen und nicht optimal abgestimmten Prozessen. Beide Faktoren führen zu langen Wartezeiten für die Patient:innen, zu grosser Varianz in der täglichen Arbeit und zu Frustrationen bei den Mitarbeitenden. Wir laden Sie und Ihr Team ein, einen Tag in der Klinik Flickwerk zu verbringen und dabei einen Kernprozess spielerisch zu simulieren. Dabei schlüpfen Sie in die jeweiligen Rollen der Belegschaft vor Ort. Wagen Sie, die Probleme mit Hilfe von Design Thinking Prinzipien zu lösen und somit die tägliche Arbeit aller Mitarbeitenden zu verbessern!
Das von uns konzipierte Komplett-Set besteht aus Vorlagen, Plakaten, dem notwendigen Simulationsmaterial und einer Anleitung. Also alles, was Sie für die Durchführung des Spiels benötigen! Die erste Simulation Klinik Flickwerk wird im Rahmen einer Lean und Design Thinking Sensibilisierung von den Coaches von Vetterli Roth & Partners durchgeführt. Dabei werden die zukünftigen Moderator:innen des Spiels in den Methoden von Lean Healthcare, Design Thinking und des Simulationsspiels sensibilisiert und somit ideal auf ihre Rolle vorbereitet.
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